Aufgrund der Corona-Pandemie erleben Online-Konferenzen gerade einen nie dagewesenen Boom. Gleich zu Beginn müssen sich Veranstalter jedoch mit der Frage aller Fragen auseinandersetzen: Sollten Online-Konferenzen etwas kosten oder bietet man sein Event gratis an?
Finden wissenschaftliche Konferenzen offline statt, sind Ticketpreise von 800 Euro oder mehr nichts Ungewöhnliches. Bei einer Online-Konferenz gehen jedoch viele potenzielle Teilnehmer*innen davon aus, dass auf Seiten des Veranstalters kaum Gesamtkosten entstehen würden. Schließlich fallen ja Kosten für eine Location und für die Verköstigung der Besucher*innen weg. Sätze wie diese hört man immer wieder.
Für Online-Konferenzen ist die Zahlungsbereitschaft deutlich geringer
Das Events Magazin hat kürzlich die Ergebnisse einer Umfrage veröffentlicht, die von Felix Beilharz, einem anerkannten Experten für Online- und Social Media Marketing, durchgeführt wurde. Von 319 Befragten glauben 59 %, dass Ticketpreise von unter 100 Euro für eine Online-Konferenz angemessen seien. Jeder vierte gibt sogar an, nicht mehr als 50 Euro zahlen zu wollen.
Ob offline oder online bei wissenschaftlichen Konferenzen werden tiefgründige Inhalte vermittelt und die haben nun einmal ihren Preis. Tickets für eine Online-Konferenz können ruhig etwas günstiger sein, als es beim Onsite-Pendant üblich wäre. Aber unter dem Wert verkaufen, sollte man seine Konferenz keinesfalls. Klar gibt es bei Online-Events auch Sponsoren, durch die Veranstalter Einnahmen generieren können, aber wissenschaftliche Konferenzen sind keine Werbeveranstaltungen, deshalb sollte man es mit Werbeplätzen nicht übertreiben. Schließlich stehen hier der Austausch und die Vermittlung von wissenschaftlichen Erkenntnissen ganz klar im Vordergrund.
Warum mehrere Hundert Euro als Ticketpreis gerechtfertigt sind
Als Agentur haben wir u. a. das Fraunhofer IZM bei der Organisation der „Electronics Goes Green 2020+“ unterstützt. Tickets für die im September online abgehaltene Konferenz kosteten zwischen 500 und 600 Euro. Das Deutsche Institut für Lebensmitteltechnik, ein weiterer Kunde von uns, hat für die Virtual LCA Food 2020 im Oktober je nach Tickettyp zwischen 232 und 580 Euro verlangt.
Machen wir uns nichts vor, Preise wie diese können auf den ein oder anderen abschreckend wirken. Sie haben auch sicherlich dazu beigetragen, dass die Veranstalter etwas weniger Besucher*innen zu verzeichnen hatten als die Offline-Ausgaben in den Vorjahren. Aber Online-Konferenzen sind nun einmal mit einem gewaltigen organisatorischen Aufwand verbunden, der Kosten verursacht.
Die Konzeptionierung und Planung des Events, das Abstract- und Paper Management, der Begutachtungsprozess, das Teilnehmermanagement, die Zusammenstellung eines Tagungsbandes, das Betreiben eines Konferenzbüros und Werbemaßnahmen sind alles To-dos, die bei einer Online-Konferenz bestehen bleiben. Hinzu kommen Kosten für die Technik, u. a. für die Anmietung eines Studios, die Bereitstellung einer virtuellen Plattform, den Streaming Service, Internet sowie Kamera- und Tontechnik. Außerdem bedarf es eines professionellen Moderators, der die Teilnehmer durch die Veranstaltung führt und sie bei Laune hält. Ratsam sind zudem Präsente, die man im Vorfeld allen Teilnehmer*innen zusammen mit dem Programm und einem Badge schickt. Auch das muss erstmal organisiert werden. Und dann wären da noch die Referentenbriefings, die erheblich aufwendiger ausfallen als bei einer Onsite-Konferenz. Wenn sich also Interessenten über die Ticketpreise beschweren, muss man ganz klar kommunizieren, welcher Aufwand hinter der Organisation einer Online-Konferenz steckt. Viele empfinden die Preise als überteuert, weil sich die Networking-Möglichkeiten nicht 1:1 ins Netz übertragen lassen und die soziale Interaktion auf der Strecke bleibt. Aber bedenke eins: Solltest du jetzt zu niedrige Preise festlegen, könnte dir diese Entscheidung langfristig auf die Füße fallen. Denn nach der Corona-Pandemie werden Online-Events sicherlich nicht verschwinden. Ganz im Gegenteil: Der Trend wird in Richtung hybride Events gehen. Das heißt, wenn du jetzt deine Preise zu niedrig ansetzt oder deine Konferenz sogar kostenfrei anbietest, wirst du in Zukunft Schwierigkeiten haben, eine Preiserhöhung zu rechtfertigen.
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